"Sag mal, Bettina, hast du schon mal was zum Thema Sozialversicherungen gemacht?"
"Hm, ja, hab ich. Damals in der Speditionsklasse."
"Oh, könntest du mir das mal mitbringen oder noch besser zuschicken?"
"Mach ich, wenn ich es finde. Schreib mir mal ne Mail, dann sehe ich nach."
Um 15 Uhr geht Bettina nach Hause, findet meine Mail vor (die habe ich sofort von meinem Handy aus gesendet) und fängt an zu suchen. Je nachdem, wie wichtig ich ihr bin, verbringt sie damit vielleicht 10 Minuten bis zu einer halbe Stunde. Und heute geht es darum, wie sich diese Suchzeit - sei es für eigene oder fremde Zwecke - verringern lässt, wenn man Ordnung auf seinem Computer hält.
Der beste Tipp, den mir mein Fachleiter für Wirtschaft damals gegeben hat, war: Leg dir von Anfang an eine Ordnerstruktur auf deinem Rechner an und befolge sie konsequent. Denn Lehrer sind bekanntlich Jäger und Sammler und was am Anfang noch übersichtlich in Ordnern abgelegt wird, wächst zu einer unüberschaubaren Menge an Zetteln und Kopien und Bildern heran, die man a) nur dann wiederfindet, wenn man sie häufig verwendet und b) nur weitergeben kann, wenn man sie vorher kopiert und die c) wahnsinnig viel Platz im Arbeitszimmer wegnimmt.
Regel 1: Erstelle deine eigenen Unterrichtsmaterialien immer digital. Digitalisiere alles, was du nicht digital erstellen kannst oder was du von anderen bekommst. Geht heute ganz schnell mit einem Scanner, den wohl jeder Lehrer zuhause hat (als Kombigerät mit einem Drucker). Auf die Dauer rentiert sich das zeitlich immens, das könnt ihr mir glauben.
Regel 2: Partitioniere deine Festplatte in eine Abteilung C, die alle Programme enthält und eine Abteilung D, die alle Daten enthält. Das vereinfacht den Zugriff und die Datensicherung, die absolut regelmäßig gemacht werden muss. Keine Ausnahme. Ich sichere alle Daten immer am 1. des Monats. Ich kenne drei ehemalige Referendare, deren Rechner kurz vor Abgabe der Staatsexamensarbeit den Geist aufgegeben hat und sie hatten keine Datensicherung! Ein kostenloses Tool zum Partitionieren findet ihr z.B. bei heise, zum Sichern benutze ich traybackup.
Regel 3: Mach dir Gedanken über eine sinnvolle Ordnerstruktur. Es gibt im Grunde zwei Möglichkeiten:
- Ordnung nach Themen, z.B. Warenbeschaffung, Fertigung, Marketing
- Ordnung nach Bildungsgängen oder Klassenstufen, z.B. Höhere Handelsschule, Gymnasium, Großhandel
Was im Einzelfall sinnvoll ist, musst du für dich entscheiden. Versehe sie in jedem Fall mit einer Zahlenkombination am Anfang, sodass sie sich in der Reihenfolge ordnen (das erreichst du nicht, wenn du sie alphabetisch benennst).
Beispiel:
- 1000_Warenbeschaffung
- 2000_Fertigung
- 3000_Marketing
Diese Struktur lässt dir genügend Platz für Unterordner, die dann entsprechend weiterbenannt werden können:
- 1000_Warenbeschaffung
- 1001_Kaufvertrag
- 01_Zustandekommen
- 02_Inhalt des Kaufvertrags
- 03_...
- 1002_Kaufvertragsstörungen
- 01_Schlechtleistung
- 02_Lieferungsverzug
- 03_...
- 1003_Beschaffungsablauf
- 2000_Fertigung
- 2001_Fertigungstypen
- 2002_Fertigungsverfahren
- 2003_Maschinenbelegungsplan
Die einzelnen Dateien (also die unterste Ebene) benenne ich dann jeweils mit 01_Inhalt, 02_Inhalt usw.
Eine Ordnung nach Themen empfiehlt sich dann, wenn man dasselbe Thema in verschiedenen Klassen oder Bildungsgängen unterrichtet und die inhaltlichen Anforderungen ähnlich sind. Der Vorteil dieser Struktur ist, dass man - wenn es Änderungen gibt - auch nur an einer Stelle suchen und ändern muss. Sie verhindert Redundanzen, also Doppelspeicherungen. Noch ein Vorteil: Man kann sich thematisch am Schulbuch orientieren und die Ordner nach den Schulbuchthemen einrichten.
Die Alternative - Gliederung nach Bildungsgängen - empfiehlt sich nur dann, wenn man sehr unterschiedliche Bildungsgänge unterrichtet. Bei mir ist es so, dass das Thema Rechtsformen zwar in allen Bildungsgängen vorkommt, die Aufbereitung für die Höhere Handelsschule jedoch vom Schwierigkeitsgrad ganz anders aussieht als für den IT-Bereich. Bei dieser Gliederung kommt es allerdings zu recht vielen Redundanzen, da ein Thema ja dann mehrfach auf dem Computer gespeichert werden muss. Steht nun eine rechtliche Änderung bei den Rechtsformen an, so muss ich diese evt. an drei verschiedenen Stellen einpflegen.
Eine Kombination beider Strategien ist möglich, wenn man auf der obersten Ebene nach Themen gliedert und innerhalb des Themas dann nach Bildungsgängen. Ich persönlich favorisiere die Themenlösung.
Regel 4: In der Fußzeile immer das letzte Änderungsdatum des Dokuments einfügen, z.B. 2017_05_01_Mat, das bedeutet, dass ich das Dokument am 1. Mai 2017 zum letzten Mal verändert habe. Wenn nun eine rechtliche Änderung nach dem 1.Mai 2017 stattgefunden hat, weiß ich sofort, dass ich diese noch nicht eingepflegt habe. Wenn ich mit Kollegen zusammen an Dokumenten arbeite, kann ich am Namenskürzel sehen, wer die letzte Veränderung wann vorgenommen hat.
Regel 5: Mach dir ein Archiv! Gliedere es ebenso wie die Ordnerstruktur, die du bereits angelegt hast und lege dort die Dokumente ab, die du nicht mehr benötigst. Meine Kollegin Simone und ich haben im Bereich Informatik viele Dokumente gemeinsam erstellt und immer wieder überarbeitet. Die Dokumente hießen dann 01_Excel_Grundfunktionen, dann 01_Excel_Grundfunktionen_neu und dann 01_Excel_Grundfunktionen_neu_neu usw., was völliger Quatsch war, weil man irgendwann alle Dateien durchgehen musste und überlegen, was man noch behalten wollte und was man wegschmeißen konnte. Heute nenne ich sie 01_Excel_Grundfunktionen_05_16 und 01_Excel_Grundfunktionen_12_17 und lege die alte Datei ins Archiv. Das macht die aktuellen Ordner übersichtlicher.
Übrigens noch ein Vorteil: Wenn man seine Ordner und Dateien ordentlich benennt, kann man sie jederzeit mit der Explorer Suchfunktion wiederfinden und das wird sich mit der Dauer des Lehrerdaseins als großen Vorteil erweisen.
Sollten Sie zu den Lehrern gehören, die schon lange dabei sind und unter einer recht unstrukturierten und organisch gewachsenen Ordnerstruktur leiden und die Vorstellung, alles umzustellen Ihnen wie ein Riesenberg vorkommen, der kaum zu überwinden ist, mache ich Ihnen folgenden Vorschlag: Machen Sie kleine Schritte!
Legen Sie heute eine neue Ordnerstruktur an und befolgen Sie die Tipps für alle weiteren Dokumente, die Sie erstellen oder bekommen. Ihre bisherige Ordnersammlung legen Sie komplett in einen Überordner, der 2017_31_12 heißt und immer, wenn Sie ein altes Dokument benötigen und dort heraussuchen, dann ordnen Sie es gleich in die neue Ordnerstruktur ein. So wächst die Ordnung langsam und Sie müssen keine Berge besteigen.
So, nun lasse ich Sie alleine mit all meinen Vorschlägen zu einem geordneteren 2018 und wünsche Ihnen von Herzen ein wunderschönes, entspanntes und gesundes Jahr 2018!
Herzliche Grüße
eure Ute Matthias
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